由于世界各个国家（或地区）的政治制度、意识形态、法律基础存在较大差异，使得各国（或地区）之间的信息沟通存在一定障碍，如果香港公司想要对外进行投资，不可避免的需要提供相应证明以证实自身具备投资的基本条件（如合法性、有效性和投资实力等），这些证明通常以公证认证方式进行。香港公司在国外进行设立合资或外商独资企业、设立代表处等商业活动时，国外政府部门会要求投资人出具相关的香港公司文件。因为香港公司文件属于其他国家政府开具的文书，国外政府无法辨别外国文书的真实性，需要经过公证认证才能被国外政府认可。

常见的香港公司文件一般有以下几种类型：

香港公司注册证书（CR）

商业登记证（BR）

公司章程（Articles of Aociation）

法团成立表格（NNC1）

董事会决议（Board Resolution）

周年申报表（NAR1）

公司秘书及董事辞职通知书（ND4）

商业登记证：由香港税务局签发，任何在香港经营业务的人士，均须在开业后一个月内，为业务申请商业登记。

公司董事会决议：该类文件为公司内部文件，由公司内部存档董事或股东签字。