香港公证：针对香港公司或香港人需在中国部门递交相关文件，需由中国司法部委任香港律师公证，并加盖中国人民共和国司法部转递专用章公证文件：一个正本一个副本，如需多加副本，另外收费，视情况而定。

香港公司文书在大陆使用（最常见的）：如香港公司文书在大陆使用，需要办理是司法部授权的中国委托公证人公证后出具公证说明书，然后转递中国法律服务（香港）有限公司加盖转递章。

香港公司的文书在海牙成员国使用：如香港公司的公证文件是要在海牙成员组织使用，需要办理的是有香港国际公证人对所要使用的文件进行公证，然后转递香港高院加签。

香港公司的文书在非海牙成员成员国使用（中国大陆除外）：a.如果香港公司的文书使用国为非海牙公约成员国，需要先由香港国际公证人公证，然后送交香港高院加签认证，最后还要做该国驻香港领事馆认证，之后文书方可在该国使用。b. 如果文件使用国（非海牙公约成员国）在香港没有领事馆，则需要将经过香港港高院加签后的文件送外交部驻港特派员公署认证，然后送该国驻北京大使馆认证。

代表处设立时需要对董事会决议，授权书和任命书办理公证，其中决议要列明公司决定设立驻华代表处，然后谁是签字人，然后这个签字人签署任命首代的任命书，应该是这样的一个逻辑关系，但是客户为了方便签字，将授权人写成首代，如果这样的话，授权书就选举这个首代为授权签字人，那么工商局就说这份任命首代的任命书也应该是首代来签，而不是香港公司董事，但是中国委托公证人认为任命首代的任命书必须由香港母公司授权的董事来签署。否则司法部驻香港法律服务中心不予办理加章转递。

由上面的例子可以看出，在办理代表处董事会决议，授权书及任命书是一定要注意其中的关系，以免不符合重办。

专业文书必须得要有专业的人来起草。建玺咨询一般都是先帮客户起草好文件经客户确认信息无错误之后，先让相关负责人签署扫描经中国委托公证人审核无误才安排面签，整个过程只需要一次就可以搞定，避免出现多次往返耽搁彼此的时间，办事效率也低，同样避免了出现以上哪种情况。